Le récolement, une obligation

Les prochaines élections municipales se sont tenues les 15 et le 28 juin 2020. Elles ont un impact sur la gestion des archives communales et intercommunales car depuis l’arrêté du 31 décembre 1926 le récolement des archives est obligatoire à cette occasion.
En effet, à chaque renouvellement des conseillers municipaux, communautaires et métropolitains, et dans le délai d’une année suivant l’élection, l’ancien et le nouveau maire ou autorité territoriale – même s’il s’agit de la même personne – sont tenus légalement de contresigner trois exemplaires d’un procès-verbal de prise en charge des archives ainsi que du récolement de celles-ci.

Qu'est-ce que le récolement ?

Le récolement est l’inventaire topographique des collections d’archives d’une collectivité, avec indication de l’état de conservation des documents. Ces exemplaires sont destinés :

•   au maire sortant ou autorité territoriale,
•   au Directeur des Archives départementales (titulaire de la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques),
•  à être conservé au sein des Archives municipales ou intercommunales.

Ce récolement doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible.

Pourquoi faire ce récolement ?

Le maire ou autorité territoriale, dépositaire des archives de sa collectivité, est civilement et pénalement responsable de leur intégrité et de leur conservation. Le récolement correspond à un transfert de responsabilité notamment en cas de perte de documents. Ainsi, bien au-delà d'une simple procédure administrative, il formalise la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Le procès-verbal qui en est la trace permet de certifier de façon contradictoire l'existence et l'état des archives à un moment donné.

Le maire est en effet responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du Code pénal).

 

La gestion des archives, outil permettant à l'équipe municipale de rendre des comptes et à l'administré de les vérifier, doit être absolument transparente. Si le récolement n'est pas réalisé, et qu'un document vient à manquer, à qui imputer la responsabilité de sa disparition ? C'est donc pour le maire sortant un moyen de témoigner de la bonne gestion, durant son mandat, des archives de la commune.

Consultez ci-dessous les fiches d'instructions et contactez-nous si vous avez des questions.