Les documents seront mieux conservés s’ils sont mis à plat. Préalablement, enlevez les agrafes, trombones et élastiques qui causent des dommages sur les documents avec le temps. Vous pouvez constituer des dossiers par sujet en rassemblant les documents dans des sous-chemises, de préférence blanches (pour éviter qu'elles ne déteignent sur les documents en cas d'humidité), ou en pliant une grande feuille blanche.

Rangez les dossiers dans des boîtes clairement identifiées. La mise en boîtes d’archives permet d’assurer une meilleure conservation de vos documents. Le choix des boîtes se fait en fonction du format des dossiers. Dans la mesure du possible donc, utilisez des contenants adaptés pour les documents tels que plans et affiches (de grandes chemises à dessins par exemple). Veillez à ce que vos documents soient rangés de façon ni trop serrée ni trop lâche, assurez un minimum de circulation d’air pour vos documents. Un dossier rangé dans un carton trop large risque de se déformer. À l’inverse un conditionnent trop étroit entraîne des frottements excessifs, de la perte de matière.

Les archives sont fragiles. Nombreux sont les facteurs de dégradation, naturels ou pas, qui les menacent, quand elles ne "s'autodétruisent" pas elles-mêmes du fait de la nature de leur support !

Connaître les principaux supports

• Le papier : c'est le support le plus courant, mais la qualité du papier varie beaucoup en fonction des époques ! Jusqu’au XIXe siècle, le papier est constitué de fibres textiles : lin, chanvre, coton. A partir du milieu du XIXe, on extrait la cellulose nécessaire au papier à partir du bois. Les fibres de bois sont composées, en plus de la cellulose, de lignine, de résine et de protéines. La lignine s’acidifie avec le temps et provoque le jaunissement du papier par oxydation, ainsi que sa fragilisation. Les agents chimiques ajoutés contribuent également à sa détérioration. Le papier est sensible aux variations d’hygrométrie et à la lumière.
• Le parchemin : fabriqué à partir de peaux animales constituées de collagène, il supporte mal les températures élevées : il jaunit alors et peut rétrécir d’environ un tiers.
• À partir du XIIIe siècle, l’encre utilisée est dite métallo-gallique car constituée de noix de galle et de sel métallique (sulfate de cuivre ou de fer). Cette encre est très acide et en cas de forte humidité et chaleur, elle détériore le papier allant jusqu’à percer la feuille. Actuellement l’encre des stylos billes est assez stable alors que les autres encres sont solubles dans l’eau et sensibles à la lumière.
•  Les photos : les éléments constitutifs de la photo (support en papier, plastique, métal, verre, l’émulsion et les sels d’argent) ainsi que les résidus chimiques utilisés au moment du développement peuvent se révéler très instables. Les composants couleurs sont instables au-dessus de 0°. À la lumière les couleurs s’effacent, dans l’ombre elles s’obscurcissent. Généralement, il faut conserver les photos à l'abri de la lumière et à une température fraîche.
• L’information numérique reste vulnérable et les supports d’aujourd’hui sont vite obsolètes. Un CD ou DVD gravé peut s’effacer sans signe avant-coureur dans les 5 ans après sa gravure. Quant aux disques durs et clés USB, leur dégradation est progressive et surtout imprévisible. Ce sont des supports là encore fragiles, et il est recommandé, ne serait-ce que pour des questions de lecture, de transférer leur contenu régulièrement sur les supports les plus stables.

Lutter contre les facteurs de dégradation

• l’eau et l’humidité : la plupart des matériaux sont sensibles à l’eau, sous forme liquide et gazeuse. Un climat trop sec provoque le dessèchement des papiers, parchemin, colles qui deviennent rigides, fragiles et cassants. A l'inverse, une forte humidité accélère l’acidification du papier, déforme les supports, favorise le développement de moisissures et d’insectes, et entraîne la migration des encres. On recommande généralement un taux d'humidité de 45% pour une bonne conservation. Ainsi, il vaut mieux éviter de garder vos archives dans une cave humide, surtout si elle n'est pas aérée !
• Les variations climatiques sont particulièrement nocives : plus la température est haute, plus les réactions chimiques et biologiques sont accélérées. Il faut éviter à tout prix les variations brutales et fréquentes. Une température de 18° est idéale.
• La lumière : les dégâts induits par les rayons du soleil ne sont pas immédiatement détectables. Ils oxydent le papier et effacent les pigments. L’idéal est de conserver ses archives à l’abri de toute source lumineuse. C'est pour cela que nous vous recommandons dans la mesure du possible de ranger les documents dans des cartons.
• La poussière : les poussières sont vectrices d’agents biologiques potentiellement nocifs pour les archives (moisissures, bactéries) et servent de substrat aux insectes. Il est important de dépoussiérer les documents avant leur rangement avec des brosses souples par exemple.
• Les animaux : le bois, le papier, les colles servent de nourriture aux insectes. Il faut veiller à l’absence de poissons d’argent, de blattes, de poux du livre, de vrillettes, de termites et de mouches principalement. Les souris, mulots déchiquettent le papier pour la construction de leur nid. Les rats y usent leurs incisives. Les chauves-souris, les pigeons, par leurs déjections acides, tâchent et abîment les documents. Evitez donc de laisser les documents auxquels vous tenez dans les greniers, les caves ou les garages mal isolés, surtout sans contenants pour les protéger !

• livret de famille
• contrat de mariage
• contrat d’assurance vie ou décès
• jugement de divorce ou de séparation de corps
• diplômes scolaires
• dossiers médicaux, carnets de santé
• bulletins de salaire, certificats de travail, contrat de travail, relevés d’indemnités de sécurité sociale, décomptes de point retraite, attestation pôle emploi
• livret militaire
• pièces d’identité en cours de validité (carte d’identité, passeport)
• titres de séjour
• titres de pension civile ou militaire
• actes de vente
• actes de donation, testament.

• talons de chéquier et relevés de comptes bancaires

• bail de location et quittance de loyer
• factures d’électricité, gaz et téléphone
• quittances de redevance TV
• quittance, primes ou attestations d’assurance
• avis de paiement d’amendes.

Nous vous conseillons même de conserver ces documents deux ans après la vente de votre bien, par précaution.

• titres de propriété
• permis de construire
• règlement de copropriété et procès-verbaux d’assemblées de copropriétaires
• factures de gros travaux ou réparations importantes
• factures des meubles, gros électroménager
• contrats de prêt immobilier

Aussi longtemps que nécessaire 

• Les avis d'imposition
• les déclarations d'imposition 

Il s'agit de ne pas encombrer votre disque dur avec les nombreuses versions d'un même document (ne garder que la version définitive), les brouillons, les documents qui ne vous sont plus utiles, les photos ratées...

De la même manière que vous auriez rangé vos documents papiers dans des dossiers, créez une arborescence thématique simple permettant de retrouver facilement le document ou le fichier qui vous intéresse : document d'état civil, gestion des fluides (eau, gaz électricité), documents concernant votre patrimoine, etc.

Evitez d'avoir à ouvrir plusieurs fichiers parce que vous n'avez pas correctement identifié le document lors de son enregistrement : choisissez un nom explicite, pas trop long, et surtout, datez !

Par exemple, au lieu de facture15596.pdf préférez facture_telephone_fev-2020 

Les technologies évoluent très vite, et il peut être compliqué d'ouvrir un document conçu sous un format propriétaire depuis un autre ordinateur qui ne disposerait pas du même logiciel. Ainsi, il est recommandé de privilégier les formats normalisés et ouverts (pdf, jpeg…) et de copier régulièrement les données avec une version récente du logiciel.

N'hésitez pas à copier les données sur d'autres supports que votre disque dur, au cas où votre ordinateur aurait des problèmes (clé USB, disque dur externe, CD…).

Et le cloud ? C'est un moyen d'héberger vos données tout en offrant un accès permanent via internet. Mais elles restent vulnérables, et il est fortement recommandé de conserver une copie des données que vous considérez comme les plus importantes sur un autre support. Choisissez bien votre fournisseur, en veillant à ce qu'il respecte la législation française en matière de diffusion ou de réutilisation, et de protection des données personnelles.