Modalités d’accès aux documents d’archives
Les archives sont communicables à tous gratuitement
Pour accéder à la salle de consultation, l'inscription est obligatoire et immédiate : sur présentation d'une pièce d'identité munie d’une photo, une carte vous sera délivrée à l'accueil.
Vous devez vous conformer au règlement de la salle de lecture, dont nous vous recommandons la consultation préalable à votre visite.
Les archives publiques sont communicables de plein droit
Conformément au Code du Patrimoine, les archives publiques sont communicables de plein droit : régime général (dossiers clos), actes de décès, tables décennales, jugements correctionnels rendus suite à des délits ou des contraventions, jugements civils (sauf divorce), arrêts de la cour d'assises sauf si l'arrêt est prononcé à huis-clos.
Certains documents sont protégés par des délais spéciaux. Il s'agit des documents qui touchent à la vie privée, au secret médical, au secret industriel et commercial, à la sécurité de l'Etat, à la justice (dont actes de naissance et de mariage). Il faut attendre l'expiration d'un délai légal de communicabilité pour les consulter, ou demander une dérogation.
Les principaux délais de communicabilité
- A compter de la date de la date du document le plus récent du dossier, protection de :
- Secret industriel et commercial,
- Relations extérieures,
- Monnaie et le crédit public,
- Recherche des infractions fiscales et douanières,
- Documents statistiques sans informations nominatives, dont recensement agricole (ou 75 ans dans le cas de statistiques collectées par des questionnaires portant sur des faits et comportements privés).
- Protection de la vie privée (à compter de la date du document le plus récent du dossier)
- Document portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique,
- Dossier de pupille (à compter de la date du document le plus récent du dossier sauf si au moins un parent a demandé le secret de ses origines de son vivant et/ou après son décès. Dans ce cas, le dossier est incommunicable)
- Dossier de naturalisation,
- Dossier de personnel,
- Enregistrement et hypothèques.
- Documents liés au secret de la Défense nationale, à la sûreté de l’État, la sécurité publique, ou aux intérêts fondamentaux de l’État en matière de politique extérieure. Le délai de communicabilité peut être prolongé, le cas échéant, « jusqu’à la date de la perte de leur valeur opérationnelle » (loi n° 2021-998 du 30 juillet 2021)
-
Dossiers sur les équipements judiciaires, les établissements de la protection judiciaire de la jeunesse, les établissements pénitentiaires les barrages hydrauliques de grande dimension: construction, équipement, fonctionnement (à compter de la date de fermeture des établissements). Le délai de communicabilité peut être prolongé, le cas échéant, « jusqu’à la date, constatée par un acte publié, de fin de l’affectation à ces usages de ces infrastructures ou parties d’infrastructures ou d’infrastructures ou parties d’infrastructures présentant des caractéristiques similaires » (loi n° 2021-998 du 30 juillet 2021)
- État civil : registres de naissance et de mariage (ou 25 ans après le décès de la personne concernée par l’acte : preuve du décès à fournir),
- Minutes et répertoires des notaires (ou 25 ans après le décès de la personne concernée par l’acte : preuve du décès à fournir. Délai de 100 ans pour les documents concernant les mineurs),
- Documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, y compris les expertises médico-légales (ou 25 ans après le décès de la personne concernée par l’acte : preuve du décès à fournir. Délai de 100 ans pour les documents concernant les mineurs et touchant à l’intimité de la vie sexuelle)
- Documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice, y compris les expertises médico-légales (Délai de 100 ans pour les documents concernant les mineurs et touchant à l’intimité de la vie sexuelle). 25 ans après le décès de toutes les personnes déclarées « intéressées » : preuves des décès à fournir ; dans ce dernier cas, le délai est ramené à 50 ans pour protéger la vie privée des personnes simples témoins pouvant être citées dans un dossier de procédure
- Documents se rapportant à une personne mineure ou touchant à l’intimité de la vie sexuelle (ou 25 ans ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref) :
- Documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, y compris les expertises médico-légales,
- Documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice, y compris les expertises médico-légales,
- Documents se rapportant à une personne mineure :
- Minutes et répertoires des notaires
- Documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé et se rapportant à une personne mineure
- Documents dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables impliquées dans des activités de renseignement, que ces documents aient fait ou ne fassent pas l'objet d'une mesure de classification.
A calculer à partir de la date de naissance (ou 25 ans après le décès de la personne si la date est connue : preuve du décès à fournir) :
- Protection du secret médical
- Ne peuvent être consultées les archives publiques dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, radiologiques, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue.
Accéder aux documents publics avec l'application @docs
@docs est une application numérique conçue par le Service interministériel de Archives de France.
Si vous n'êtes pas familier des archives, cette application vous permet de savoir si un document est librement consultable ou si vous avez besoin de déposer une demande de dérogation aux délais de communicabilité pour pouvoir le consulter. Elle recense aujourd'hui une centaine de typologies documentaires qui correspondent aux documents les plus fréquemment sollicités.
Pour chaque typologie documentaire recensée, l’application offre une réponse aux questions suivantes :
- Ai-je le droit de consulter et de reproduire ce document ? La réponse à cette question est déterminée par une série de questions auxquelles l’utilisateur est invité à répondre : date du document, qualité de l’utilisateur, etc.
- Si oui, quel est le recours si l’accès m’en a été refusé ?
- Si non, quelle est la démarche pour en obtenir l’accès malgré tout
Il est possible de reproduire des archives
Les documents communicables en vertu de la législation sur les archives et les documents administratifs peuvent être reproduits :
- par les usagers eux-mêmes (photographie sans flash) ;
- par les Archives départementales dans la mesure où l'état des documents le permet et à condition que la prise de vue ne nuise pas à leur bonne conservation. Pour connaître le prix de ces prestations, merci de consulter la grille des tarifs de reproduction et de mise à disposition des informations .
La consultation par dérogation
Dérogations générales
Depuis 1998, plusieurs arrêtés ont été pris par les ministères de la Culture et de la Défense, pour ouvrir par anticipation aux délais légaux des fonds d'archives dont un grand nombre concerne la Seconde Guerre mondiale. Ainsi des dérogations générales ont été prises pour permettre la consultation (et non la reproduction) :
- Archives relatives à la Seconde Guerre mondiale
- Archives relatives à la Guerre d'Algérie
- Archives relatives au Rwanda
- Archives relatives au procès Papon
L'ensemble des arrêtés sont consultables sur le site France Archives.
Dérogations individuelles
Le délai de communicabilité des documents que vous souhaitez consulter n’est pas expiré ?
L'autorisation de consultation de documents d'archives publiques avant l'expiration des délais peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger. L'autorisation est accordée par l'administration des archives aux personnes qui en font la demande après accord de l'autorité dont émanent les documents.
Vous pouvez solliciter une dérogation en suivant la procédure suivante :
- Compléter le formulaire de demande
- Compléter la fiche d'identification des documents auxquels l'accès est demandé
- Soumettre votre demande en transmettant à la direction des Archives départementales de l'Aude par mail, ou par voie postale (41 avenue Claude Bernard 11000 CARCASSONNE) les deux formulaires complétés,
Attention ! Les dérogations accordées sont strictement individuelles. Elles doivent être demandées par la personne qui viendra consulter les documents. Une autorisation de consultation ne vaut pas autorisation de reproduction. Si vous souhaitez obtenir une demande de reproduction, il faut le préciser dans votre demande.
Pour en savoir plus sur les conditions de consultation par dérogation, nous mettons à votre disposition une notice explicative et les informations relatives à la mise en œuvre de la procédure d'accès anticipé par dérogation.
En vertu du code des relations entre le public et l'administration, le délai légal de réponse aux demandes est de deux mois sauf pour les demandes de dérogation où ce délai légal est d'un mois.
- Formulaire de demande d’accès anticipé à des documents d’archives publiques non communicables
- Fiche d’identification des documents auxquels l’accès est demandé
- Mise en œuvre de la procédure d’accès anticipé par dérogation
- Notice explicative demande d’accès anticipé à des documents d’archives publiques non librement communicables
Les archives privées
La consultation des archives privées se fait en prenant compte des modalités et des conditions d'entrée des archives privées, l'accès aux documents et la reproduction pouvant être limités. Les conditions de communicabilité diffèrent d'un fonds à l'autre.