La France dispose d'une définition des archives qui nous est donnée par le Code du Patrimoine. Celle-ci est large puisqu'elle concerne "l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité". Les archives publique sont donc celles qui, dans le cadre de cette définition, concernent les documents et les données produits ou reçus par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de service public ou tout service ou organisme public. 

Ainsi sont concernées les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public, ceux qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé, les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

C'est une démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque.

Archivage est un terme à la fois récent dans la langue française (utilisé couramment depuis
quelques décennies seulement) et multiple, dans la mesure où les différents métiers
impliqués dans la gestion de l’information se le sont plus ou moins approprié. Du reste, il
n’existe pas de définition légale du terme « archivage », alors qu’il en existe une du mot
« archives ».
Le substantif « archivage » entre dans diverses expressions largement répandues,
notamment « archivage légal » et « archivage électronique ». Mais l’archivage n’est pas légal
à proprement parler, c’est la conservation qui est une obligation légale, l’archivage étant le
moyen d’y satisfaire. Quant à l’adjectif « électronique », il indique que les documents archivés
sont électroniques, de même que le système qui les gère, ce qui au XXIe siècle tend à
devenir la norme.

Un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre.

Un document engageant est un document achevé, daté, validé et figé de sorte qu’on peut ou qu’on doit pouvoir s’y référer (en tant qu’émetteur ou destinataire) pour appuyer une action ou défendre un droit. Le document engageant est un document original (décision interne, document reçu) ou un double (document émis). Il est autonome (une pièce) ou indissociable de ses annexes ou de ses pièces justificatives.
La validation peut revêtir plusieurs formes : signature manuscrite, signature électronique, visa, diffusion ou enregistrement dans un système par une personne habilitée et/ou selon une procédure établie.
Les documents engageants sont pour partie identifiables au moyen de la typologie à laquelle ils se rattachent (contrat, statuts, décision) mais bien souvent les documents sont ambivalents pour l’archivage : le type ou le nom du document s’avère insuffisant pour statuer sur le caractère engageant d’un écrit et il faut évaluer son contenu (typiquement les courriers papier et électroniques, les notes, les comptes rendus).
Certains documents engageants présentent un caractère particulièrement sensible du fait du risque juridique ou financier qui y est attaché : ce sont les documents vitaux. Il peut s’agit de documents récents, stratégiques et confidentiels, aussi bien que de documents anciens et externes tels des autorisations administratives de 30 ans ou plus et toujours en vigueur.

Le dossier est un ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les date d’ouverture et date de clôture du dossier.A l’origine, le mot dossier est un terme de rangement (ce qu’on met dans une chemise cartonnée). Il a pris par la suite le sens de la cohérence de ce qu’on range ensemble. De fait, avec l’électronique, il n’existe pas de dossiers physiques, le dossier étant remplacé virtuellement par un identifiant de dossier qui permet de relier entre eux les documents qui le composent, sans besoin de regrouper physiquement les fichiers numériques correspondants.
Théoriquement, il existe deux grands profils de dossiers :
1. le dossier « solidaire », composé de documents ou pièces fortement liés entre eux par l’affaire qu’ils concernent, dans une relation du type « document maître » /
« pièces justificatives » ; au regard du risque, le dossier solidaire doit être géré comme un tout indissociable ;
2. le dossier « documentaire » qui regroupe les documents produits par l’auteur du dossier mais plus souvent collectés de sources diverses pour éclairer une question.
Dans la pratique, à tort, les dossiers archivés mêlent souvent documents de travail (notes, versions préparatoires), décisions, pièces justificatives et documentation.
Le dossier étant une unité de gestion, il devient nécessaire, s’il est volumineux, de le subdiviser.
L’expression « dossier mixte » désigne un dossier solidaire dont une pièce au moins est nativement papier et une pièce au moins nativement électronique. A ne pas confondre avec un dossier papier entièrement numérisé.

Ensemble des études, décisions et actions qui permettent à une entreprise ou un organisme de mettre en place une politique, un référentiel, des procédures et des outils de sorte que tous ses documents engageants soient sous contrôle, c’est-à-dire identifiés, sécurisés, conservés, accessibles, gérés tout au long de leur cycle de vie et détruits ou transférés aux archives historiques à échéance de leur durée de conservation.
L’événement déclencheur d’un projet d’archivage peut être un incident (audit, contentieux, sinistre, disparition accidentelle de documents métiers), ou bien un changement factuel (déménagement, réorganisation) ou encore la mise en oeuvre d’un projet plus global (sécurité de l’information, dématérialisation).

Déclaration, signée par la direction générale d’une entreprise ou d’un organisme et opposable à l’ensemble des collaborateurs, énonçant les principes de gouvernance et d’action pour se conformer à l’environnement réglementaire, répondre au besoin de mémoire et anticiper le risque de ne pas archiver et conserver certains documents.
La politique d’archivage s’inscrit dans la ligne de la politique générale de l’entreprise ou de l’organisme. Elle se réfère souvent à d’autres politiques déjà mises en œuvre : politique de sécurité de l’information, politique de gestion de l’information, politique environnementale, etc.
C’est un document de référence, axé sur l’identification des risques et des responsabilités. Il est complété par un référentiel de conservation et des procédures détaillant les activités des différents acteurs et des outils pour l’exécution du processus d’archivage.
L’expression « politique d’archivage » est également utilisée dans un sens plus restreint et plus technique, plus particulièrement dans les milieux informatiques, pour désigner la liste des exigences et/ou des fonctionnalités d’un système d’archivage ou d’une plate-forme de conservation qui constitue stricto sensu davantage un protocole technique qu’une politique.

C'est un document prescriptif qui, en application de la politique d’archivage, définit les durées de conservation des documents engageants d’une entreprise ou d’un organisme, en fonction des risques de non disponibilité et des besoins d’accès à l’information, en précisant le sort final à échéance de ces durées.
Le référentiel de conservation comporte quatre caractéristiques essentielles pour une bonne maîtrise de l’archivage :

• les documents sont présentés selon un classement des activités (pérenne) et non en suivant l’organigramme des services (éphémère), procurant ainsi une vision globale et transverse des responsabilités de l’entreprise ou de l’organisme ;
• le descriptif des dossiers n’est pas analytique, l’objectif étant de gérer le cycle de vie d’une série ou d’un dossier homogène et non d’en énumérer toutes les pièces ;
• les documents et les règles de conservation qui s’y rapportent sont codifiés, ce qui facilite grandement l’automatisation de la gestion ;
• la finalité du référentiel de conservation est la maîtrise du risque de non-disponibilité de l’information pour l’entreprise ou l’organisme producteur et non la sélection des archives historiques (qui relève d’une autre démarche).

Dans l’environnement français, il convient de distinguer le référentiel de conservation de l’outil des archivistes communément appelé « tableau de gestion », même si l’appellation
« tableau d’archivage » lui est préférée par l’administration des Archives de France. Ces tableaux recensent les documents des différents services d’une organisation (ex : « tableau de gestion pour le service Jeunesse, sport et culture ») en indiquant pour chacun la durée d’utilité administrative (DUA), le sort final (avec des règles d’échantillonnage pour les archives historiques) et la communicabilité au public (en application du code du Patrimoine). Ces tableaux sont souvent analytiques et donc volumineux ; ils sont axés sur le tri des documents a posteriori (on disait du reste naguère « tableau de tri »), c’est-à-dire « à l’expiration de leur période d’utilisation courante » (expression de l’article L212-2 du code du Patrimoine) ; enfin ils sont le plus souvent inspirés par le souci de constitution des fonds historiques.

Le plan de classement pour l’archivage est un plan de classement des activités d’une entreprise ou d’un organisme. Il ordonne l’ensemble de ces activités et les documents qui en sont issus suivant une organisation logique, souvent hiérarchique, qui sert de colonne vertébrale au référentiel de conservation.
Le plan de classement pour l’archivage ne doit pas être confondu avec un plan de classement documentaire qui organise un fonds documentaire sur la base des contenus afin
de faciliter l’accès à la connaissance. Le plan de classement pour l’archivage structure les documents en fonction de leur provenance (activité) et de la responsabilité qu’ils tracent
(documents engageants). Les deux types de plans de classement ne sont pas incompatibles mais au contraire complémentaires.

Laps de temps pendant lequel un document engageant doit être conservé pour obéir aux exigences réglementaires, pour prévenir les risques de non-disponibilité des documents et/ou pour répondre aux besoins de mémoire de l’organisme. La durée de conservation s’exprime en nombre d’années assortie d’une précision de point de départ (événement déclencheur) lorsqu’il ne s’agit pas de la date propre du document considéré.

La conservation (sécurisée) doit démarrer à l’instant même où le document devient engageant (signature, validation, expédition). La date de fin de la conservation est calculée
en additionnant la durée de conservation à l’année de l’événement déclencheur de cette durée. Il existe plusieurs types d’événement déclencheur du calcul de la fin de
conservation : il s’agit par défaut de la date du document considéré ; sinon, ce sera selon les cas : la date de clôture du dossier ou de fin d’affaire, la date de fin de validité, la date d’un
événement extérieur telle que date de naissance ou de décès, la date de dernière consultation du dossier, etc.
Il convient de distinguer :
• la durée de conservation légale énoncée par la loi pour un type de document précis (peu de documents sont expressément visés par une durée légale de conservation) ;
• le délai de prescription qui vise une action, elle-même tracée dans des documents dont le type n’est pas précisé et qu’il faut identifier ;
• la durée de validité est la durée pendant laquelle un document produit son effet juridique, réglementaire ou normatif ; la fin de la validité est souvent le point de
départ du calcul de la fin de conservation (ex : 5 ou 10 ans après la fin de validité pour un contrat, une procédure technique, une délégation de signature) ;
• la durée de conservation archivistique est le nombre d’années (avec un éventuel point de départ) indiqué dans le référentiel de conservation et résultant de la
synthèse des contraintes réglementaires, du risque et des besoins métiers visant un même document, et de l’étude de faisabilité de l’application de cette durée.
Certains documents sont soumis à plusieurs règles et on retiendra en général la plus longue. Dans certains cas, le classement matériel des documents papier est tel que
l’application stricte de la durée de conservation souhaitée nécessiterait un tri lourd et coûteux de sorte qu’elle peut être reformulée de manière plus pragmatique
(alignement sur le document soumis à la durée la plus longue, dès lors qu’il n’y a pas d’obligation de destruction) ;
• la durée de vie qui s’applique aux supports ; quand la durée de conservation est supérieure à la durée de vie du support, l’archivage doit organiser les actions de
pérennisation appropriées.
Les durées de conservation archivistiques peuvent et doivent être révisées en fonction de l’évolution d’éléments externes : modification législative, évolution du risque, etc.
La durée de conservation s’applique solidairement à un document engageant et à ses pièces justificatives (contrat avec annexes et avenants, décision et pièces documentant la
décision, etc.). Il n’est donc pas pertinent d’attribuer une durée de conservation archivistique propre à un document qui n’a qu’une valeur de pièce justificative.
La durée de conservation est intrinsèquement liée à la valeur du document archivé et non à sa localisation. En conséquence, la date de versement, purement logistique, ne doit pas
intervenir dans le calcul de la durée de conservation. Cependant, lorsque le document est archivé au moment même de sa validation (capture automatique ou déclaration immédiate),
les deux dates coïncident. De même, la durée de conservation ne doit pas être confondue avec la durée de stockage dans un lieu donné.
A noter que la durée de conservation n’est pas liée au caractère vital ni au caractère confidentiel des documents : des documents vitaux peuvent être conservés quelques
années seulement ou plusieurs décennies ; les documents confidentiels peuvent être détruits rapidement ou conservés sur le long terme ; d’autant plus que le caractère vital et/ou
confidentiel d’un document est évolutif.
 

Il s'agit du devenir physique des documents archivés à échéance de leur durée de conservation soit, dans la grande majorité des cas, la destruction ou, pour une minorité de documents, le transfert aux archives historiques.
Le sort final doit être indiqué dans le référentiel de conservation après chaque durée de conservation. Il peut être révisé en fonction des exigences des archives historiques ou des
obligations légales de destruction.
Les modalités de destruction peuvent être précisées : destruction avec ou sans visa, effacement ou destruction du support, conservation de métadonnées témoins, etc.
Le transfert aux archives historiques peut être anticipé lorsque la durée de conservation est longue et que le document présente un intérêt historique et peut être communiqué au public
avant la fin de la durée de conservation.

Attribution d’un nom au fichier électronique correspondant à un document, selon des règles précises (nom de fichier explicite pour l’utilisateur et unique pour l’organisme), destinées à faciliter ainsi la gestion des documents.
Dans l’environnement papier, le nom d’un document ou d’un dossier figure en toutes lettres sur la page de titre ou sur la chemise et est immédiatement lisible pour l’utilisateur. Mais dans
l’environnement électronique, le nom du document n’est pas directement visible et on repère souvent le document que l’on veut consulter grâce au nom du fichier numérique
correspondant.
Le nom d’un fichier doit être unique dans le plan de classement (arborescence) où il est placé. Il doit indiquer sommairement le type et l’objet du document, incluant la date de
l’événement en cause (Comité direction_20090616_compte rendu). La différence entre les fichiers (plus ou moins nombreux) issus de la phase d’élaboration d’un même document se
fait au travers du versionnage, en distinguant les versions mineures (V0.1) et les versions majeures (V1.0) ou encore les versions intermédiaires (nommage complété par exemple par
les initiales du relecteur).
Les règles de nommage incluent les cas de renommage des fichiers reçus ou des fichiers expédiés à l’extérieur (suppression du versionnage pour le destinataire), renommage des
documents gérés en tant que pièce justificative, renommage des fichiers compressés.

Étapes qui jalonnent la vie d’un document destiné à supporter la responsabilité ou la mémoire d’une entreprise ou d’un organisme, depuis sa conception jusqu’à la mise en œuvre de son sort final.
Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et
l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation.

- Avec sa validation comme document engageant, suivie de sa diffusion, le document émis ou reçu est figé et peut (doit) dès lors être mis en sécurité dans un système qui assurera sa conservation intègre et sa mise à disposition.
- L’événement déclencheur du sort final (fin de validité, résiliation, fin d’un laps de temps prédéterminé, décision du responsable du contenu) permet de calculer la
date de destruction ou de transfert aux archives historiques.
Avant sa validation, le document passe souvent par plusieurs états qui sont autant de documents papier ou de fichiers numériques qu’il convient de gérer au regard de ce que doit
être le document finalisé : règles de nommage, versionnage, contrôle de la diffusion.
D’autres événements viennent ponctuer la vie du document archivé : les consultations qui peuvent générer des copies de ce document, les changements de localisation (en fonction de
la fréquence d’utilisation et des coûts de stockage ou d’accès), les migrations technologiques ou les restaurations après détérioration des données.
Certains événements extérieurs peuvent conduire à modifier le cycle de vie du document archivé, par exemple : la valeur du document est requalifiée par suite d’un contentieux ; le
support original est détruit malencontreusement et est remplacé par une copie qui devient
copie de substitution.

Ensemble des opérations techniques qui permettent de maintenir dans le temps des objets documentaires (quel que soit leur support), de préserver leur intégrité et de garantir l’accès à leur
contenu.
Nota bene. Le mot conservation possède aussi en français le sens d’obligation réglementaire de garder les documents sous son contrôle.
La conservation est le plus lourd et le plus coûteux des sous-processus d’archivage puisqu’il s’opère tout au long du cycle de vie des documents archivés, soit 5, 10, 30 ou 100 ans.
La conservation doit anticiper aussi bien le vieillissement intrinsèque des supports que les risques de détérioration externes (sinistres, actions malveillantes).
Dans le monde des archives physiques, les supports ont en général une durée de vie de plusieurs décennies voire plusieurs siècles. Dans l’environnement numérique, avec
l’obsolescence des formats, des supports et des outils de lecture, « conserver un document électronique est à proprement parler impossible ; seule la capacité de le reproduire peut être
conservée » (groupe InterPARES, 2003). A noter que c’était aussi le cas pour la vidéo analogique.
La conservation électronique est donc plus complexe que la conservation papier. Elle comprend : le contrôle de lisibilité des données, les opérations de conversion de format et
de migration de support, les restaurations en cas de défaillance du dispositif, la traçabilité des opérations effectuées sur les documents.

Action de supprimer des documents de manière irréversible, en application des choix de sort final énoncés dans le référentiel de conservation.

Le sous-processus de destruction peut présenter des variantes selon la valeur des documents : vérification de l’indépendance du document (il ne fait pas partie d’un autre
dossier qui doit être conservé plus longtemps), circuit de validation de la destruction (zéro, un ou deux visas), conservation ou non de métadonnées témoins, simple effacement ou
destruction physique du support, recherche des copies éventuelles en dehors du système d’archivage, etc.
La mise en œuvre du sort final et de la destruction doit avoir lieu au minimum une fois par an (la date de fin de conservation étant souvent une année). Elle peut être plus fréquente si le
besoin s’en fait sentir.
La destruction physique, souvent confiée à un prestataire spécialisé, fait l’objet d’un certificat de destruction qui doit être conservé ainsi que l’autorisation de destruction. Visa et certificat
de destruction constituent des documents engageants qui témoignent de la conformité à la politique d’archivage de l’entreprise ou de l’organisme.
 

Ensemble des matériels, logiciels et procédures qui organise et contrôle la capture, la conservation et la destruction, dans le but de maîtriser le risque de non-disponibilité et de sur-conservation des documents, ainsi que la mise à disposition des documents engageants dans une entreprise ou un organisme.
Le système d’archivage supporte le processus d’archivage, sous l’autorité d’un administrateur chargé de la mise en œuvre de la politique d’archivage de l’entreprise ou de
l’organisme.
Un système d’archivage comporte une partie fonctionnelle avec la gestion du cycle de vie des documents archivés (catégorisation et classement, traçabilité, droits d’accès, règles de
conservation/destruction) et une partie technique avec le stockage, la sécurité, la conservation et pérennisation des supports (plate-forme de conservation). Certaines activités
peuvent être déléguées à des outils ou des opérateurs extérieurs au système d’archivage.
Les documents archivés se partagent encore aujourd’hui entre documents papier (stocks encore volumineux) et documents numériques (part croissante du flux), sans oublier les
autres formes d’archives : films, objets, morceaux de matière. Le système d’archivage peut être manuel (pour le papier) ou automatisé.
Dans l’expression « système d’archivage électronique » (SAE), l’adjectif « électronique » renvoie à la fois au système et aux documents qu’il gère ; cependant, un SAE doit pouvoir
gérer électroniquement les documents archivés sous forme papier. Compte tenu de l’évolution des technologies numériques, on peut imaginer qu’à brève échéance, système d’archivage et système d’archivage électronique seront synonymes.

Ensemble d’outils dédiés à la réception, sécurisation, stockage et pérennisation de documents ou de données, qualifiés de telle façon qu’on puisse les retrouver, y accéder et les gérer selon les règles et les besoins exprimés par leurs propriétaires (donneurs d’ordre).
La plate-forme de conservation correspond à la composante physique du système d’archivage électronique, au sens où c’est là que les documents sont réellement stockés, de
même que les archives papier ou film sont conservées dans un magasin d’archives.
Une plate-forme de conservation n’est pas liée à un seul système d’archivage, c’est-à-dire à une seule entité juridique productrice et propriétaire (entreprise ou organisme) ; elle peut
accueillir et gérer des documents issus de plusieurs provenances dont on mutualise la maintenance dans des outils ou service dédiés, comme dans le cas la conservation des
archives publiques dans des services d’archives, ou dans le cas de l’externalisation. La plateforme de conservation mutualisée suppose l’interopérabilité des systèmes d’information.
Une plate-forme de conservation dont la spécificité est liée au support des documents peut conserver des documents de toutes valeurs : documents engageants pour leur producteur,
des données de travail, des archives historiques ou de la documentation numérique non engageante.
L’expression « plate-forme d’archivage », bien que plus répandue pour désigner ce dispositif, est moins exacte car il s’agit bien ici de conserver et non d’organiser le cycle de vie des
documents.

Opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soit demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des
processus de production et de gestion de l’information.

Mot, nombre, signal, chaîne de caractères, séquence de bits, morceau de matière ou tout autre élément brut enregistré dans un système d’information où il pourra être corrélé à d’autres objets et
interprété pour constituer une information.

Les métadonnées sont des données structurées ou semi-structurées qui permettent de qualifier et de gérer les documents archivés tout au long de leur cycle de vie : contexte de création, contenu, validation, règles de conservation / destruction, caractère vital, confidentialité, support, etc.

Ensemble des tâches conduisant à fournir à un utilisateur autorisé des documents archivés dont il a besoin : réception et instruction de la demande (vérification des droits, repérage du document), extraction du document, livraison à l’utilisateur et, en cas de prêt, récupération, vérification et rangement du document consulté.

Mesures législatives et réglementaires stipulant la destruction, la suppression ou l’anonymisation au delà d’une certaine période (souvent deux ou trois ans) des informations relatives à la vie privée des personnes telles que coordonnées, contacts téléphoniques, déplacements, afin d’éviter les abus de réutilisation des données à des fins commerciales ou illégales.
La protection des données personnelles est le seul cas où c’est la destruction et non la conservation qui est légale. Cette obligation fait suite aux risques de manipulations de
données numériques mais concernent également la manipulation indue de documents papier ou d’images vidéo contenant des informations d’ordre privé.
Cette réglementation conduit à développer les techniques d’anonymisation des documents et les procédures de cession de droit à l’image.
La structure de certains systèmes d’information et de certaines bases de données qui n’ont pas anticipé le cycle de vie des donnés, est telle que le partage entre les données à détruire
et les données que l’on peut ou veut conserver est très difficile voire quasiment impossible.