Ouvrir un dossier dans une chemise propre, éviter les trombones, le scotch, les élastiques (on en trouve encore !!!), les chemises plastifiées qui se conservent très mal sur le long terme : ces petits gestes, pratiqués au quotidien, contribuent à la conservation préventive des documents (c’est-à-dire prendre des mesures de préservation par anticipation). Les dossiers seront rangés ensuite dans des boîtes, propres elles aussi, qui les protègent de la poussière. 

Pratiquer régulièrement les éliminations autorisées permet de réduire le stock à conserver et d’éviter l’entassement peu propice à une bonne conservation. Communiquez-nous vos propositions d’éliminations, et en cas de doute, contactez-nous ! Un modèle de bordereau d’élimination est à votre disposition dans le pavé qui vous correspond. 

Toute administration ou collectivité a besoin d’un local pour stocker les dossiers qui ne sont pas utilisés au quotidien, avant qu’ils ne soient éliminés ou destinés à la conservation définitive (soit sur place, soit après transfert aux Archives départementales). Ce lieu doit bien entendu offrir une capacité de stockage suffisante (songez aux éliminations régulières qui libèrent de l’espace chaque année, et à la dématérialisation croissante des processus qui va conduire à une réduction de la production papier – la comptabilité et les dossiers de marchés par exemple, qui prennent beaucoup de place, mais sont maintenant des processus dématérialisés). En revanche, prenez en compte ce qui « traîne » ou qui s’entasse dans les couloirs ou les placards ! 

Pour définir la capacité de stockage nécessaire, il faut évaluer le métrage linéaire existant, et y ajouter une perspective d’accroissement raisonnable (prendre l’accroissement d’une année et multiplier par 5 par ex.). 

Par métrage linéaire, on entend le nombre de mètres qui seraient occupés par les archives si tous les documents étaient placés debout les uns à côté des autres. Pour le calculer, on procède de la manière suivante : si les dossiers, cartons, paquets et liasses sont posés debout sur des étagères, il suffit de mesurer en mètres la longueur occupée des rayonnages. Si les dossiers sont empilés, on mesure la hauteur de chaque pile. Pour les dossiers suspendus placés dans des tiroirs, on mesure la longueur occupée dans chaque tiroir par les dossiers tassés de façon raisonnable. Enfin, lorsque les archives se présentent en tas, on évalue le volume en m3 et on multiplie par 14 pour obtenir le métrage linéaire. 

L’aménagement du local doit être organisé de façon à rationaliser le rangement, et à faciliter l’accès aux dossiers en ménageant un espace de circulation entre les étagères, ou en ne positionnant pas les cartons trop en hauteur. 
Le local doit être correctement ventilé, et ne pas être exposé à l’humidité. Si le bâtiment où se trouvent les archives est en zone inondable, il faut éviter de stocker les dossiers en sous-sol ou en rez-de-chaussée. 

Attention ! Si votre stock d’archives est important et que le local se trouve à l’étage, il faut veiller à e que la charge au sol ne soit pas trop importante. 
 

En fonction du local à équiper et du volume d’archives, on privilégiera les étagères en métal (le bois est exclu), ou les armoires métalliques qui permettent d’éviter la poussière et où peuvent être rangés des registres par exemple. Les armoires à portes coulissantes grâce à leur ouverture latérale permettent de gagner de la place. 

Dépoussiérer le local d’archives et en nettoyer le sol permet de préserver les documents y compris quand ils sont dans des boîtes. Ainsi ce local doit-il être inclus dans le plan d’entretien général du bâtiment. 

Vous traitez et conservez des documents qui peuvent être sensibles au regard des informations qu’ils contiennent, notamment en termes de données à caractère personnel. Il vous revient ainsi de veiller à leur sécurité : il convient donc au minimum de les ranger dans des meubles et un local fermant à clef et dont les accès sont contrôlés. 

La bonne conservation des documents et leur mise en sécurité est une obligation de leur producteur dans la cadre de la mise en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il s’agit de garantir leur intégrité physique et leur non-divulgation à des tiers non autorisés.

Les mesures de protection occupent une place essentielle dans le processus de traitement archivistique et permettent, dans la mesure du possible, d’écarter les risques de détérioration et, par conséquent, de prolonger la durée de vie des documents. La conservation est donc aussi de la prévention, c’est la raison pour laquelle on parle le plus souvent de «conservation préventive». Mais parfois, c’est bien à des opérations de sauvetage pur et simple que les archivistes sont confrontés, et dans ce cas, il faut agir vite afin de sauver ce qui peut encore l’être.

Le traitement des documents d’archives, dans le cadre des mesures de conservation préventive, se déroule selon une chaîne logique et immuable, décrite ci-dessous.

Bien souvent, lors des opérations de collecte, il est constaté que des documents devant faire l’objet d’un versement aux Archives départementales ne sont pas conservés dans des conditions idéales, bien au contraire. Caves humides, greniers poussiéreux, locaux délabrés ouverts à tous les vents peuvent avoir été des lieux de stockage de documents. Il va sans dire que ces documents doivent faire l’objet d’un traitement préventif voire même curatif dans certains cas, avant de rejoindre les collections saines conservées dans les magasins des Archives. Des opérations de dépoussiérage sont alors programmées en amont, soit sur le lieu même ou sont conservés les documents, soit une fois ceux-ci transférés dans le bâtiment des Archives départementales. C’est la première étape de la chaîne de traitement. Le dépoussiérage s’effectue au moyen d’aspirateurs spéciaux munis de filtres adaptés. Il peut être surfacique ou au contraire plus précis : dans ce cas c’est également l’intérieur du document, liasse ou registre, qui est nettoyé.

Cette première étape se double, parfois, d’une étape intermédiaire, celle qui consiste à décontaminer les documents, notamment ceux touchés par l’humidité et les moisissures. Les moisissures sont un des pires ennemis des documents sur support papier. Afin de régler ce problème, ou tout au moins d’éviter sa prolifération, les documents sont placés en quarantaine sèche dans un local où le taux d’humidité est contrôlé. Sans eau, les moisissures se dessèchent et peuvent alors être aspirées. Pour un traitement plus lourd, et pour régler tout aussi bien la question des moisissures que celle des insectes, c’est l’autoclave qui est utilisé, c’est-à-dire un appareil qui désinfecte en profondeur les documents au moyen d’un gaz, l’oxyde d’éthylène. Ce traitement est utilisé en dernier recours et nécessite l’appel à un prestataire extérieur.
 

Une fois les documents assainis et dépoussiérés, une seconde étape intervient, mais pas de manière systématique. En effet, certains documents peuvent présenter des fragilités diverses (déchirures, trous, altérations multiples) ou simplement être froissés et pliés à tel point que la manipulation et la lisibilité en sont affectées. On décide alors de les soumettre à des opérations de restauration de diverses natures, selon l’importance des altérations. Il n’existe pas d’atelier de restauration à proprement parler aux Archives départementales de l’Aude. Aussi, pour les restaurations de grande envergure, comme les restaurations de parchemins anciens de dimensions importantes, les opérations sont confiées à un atelier extérieur. Mais pour des opérations plus ponctuelles ou ne nécessitant pas des moyens spécifiques d’intervention, ce sont les agents des archives qui sont chargés de ces actions. Mise à plat, petites réparations, et renforts divers permettent aux documents fragiles de retrouver alors une certaine solidité et une maniabilité bien utile lors des consultations.

Si les restaurations et autres consolidations ne sont pas toujours nécessaires et dépendent bien évidemment de l’état physique du document, les opérations de conditionnement, elles, se font systématiquement. 
Qu’il soit restauré ou non, le document doit pouvoir être conservé dans un conditionnement sain qui le protège des agents extérieurs, notamment de la poussière et de la lumière. Le conditionnement respecte avant tout les dimensions du document et, d’une manière générale, son intégrité physique. La plupart du temps, il s’agit de boîtes en carton à pH neutre, ceci afin de ne pas altérer la composition chimique du papier et de parer aux risques d’acidification et donc de cassures. Les documents figurés de grandes dimensions sont conservés à plat dans des porte-plans en carton neutre. A l’intérieur, les documents sont protégés et individualisés par des pochettes en polyester. C’est le cas notamment des plans cadastraux, des affiches et autres placards… Les documents en trois dimensions, comme les parchemins scellés, reçoivent un conditionnement spécial permettant de protéger à la fois la pièce écrite et le sceau pendant qui y est accroché. 
Dans la mesure du possible, les documents sont dépliés et remis à plat, afin de minimiser les contraintes. Ce qui entraîne un emboîtage et un conditionnement spécifique bien souvent. Pour des séries de documents aux formats forts divers, telles que les archives provenant des communes, un conditionnement sur mesure est la seule solution. Nos campagnes d’achat de matériel de conditionnement prennent en compte ces aspects et les boîtes sur mesure sont de plus en plus nombreuses dans nos collections. La standardisation n’est pas de mise lorsqu'il est question de conservation du patrimoine…

Il reste une mesure ultime afin d’assurer la préservation des documents, surtout s’ils ont fait l’objet d’une restauration coûteuse : c’est la numérisation. Cette opération revêt, depuis plus d’une quinzaine d’années, une importance primordiale pour tout service d’archives. Elle s’inscrit dans un vaste programme, tout à la fois de conservation mais aussi de communication des documents. 
La technologie numérique permet d’envisager le traitement de la chaîne archivistique sous un angle totalement nouveau et d’obtenir un niveau optimal de préservation des documents originaux. Ces derniers sont en effet exclus du circuit classique de la communication en salle de consultation, tandis que les images, elles, peuvent être diffusées via Internet dans le monde entier !
Cependant, la numérisation n’est pas une fin en soi. Il s’agit avant tout, et dans un premier temps, d’un moyen supplémentaire visant à protéger le document original, surtout s’il est ou a été abondamment consulté. C’est le cas par exemple des registres d’état civil, des minutes notariales ou encore des registres matricules militaires. Autrement dit, tous les documents ne sont pas numérisés, loin s’en faut ! Seule une infime partie de nos fonds sont consultables sur support numérique. Mais il est certain que ce volume ne pourra que s’accroître avec le temps. 

La chaîne de traitement et de conservation des documents d’archives ne pourrait être maintenue dans sa continuité sans des conditions environnementales idéales et prescrites par des normes ou des recommandations nationales. 
Les magasins du bâtiment des Archives départementales où sont entreposées les diverses collections font l’objet d’une surveillance régulière portant sur l’humidité et la température ambiante. Pour l’ensemble des magasins, un taux d’humidité de 50 % et une température de 18° C sont les moyennes maintenues, avec toutefois des variations tolérées en fonction des saisons. Les chocs thermiques et hygrométriques sont ainsi évités pour la bonne santé des documents. Il est à noter toutefois une exception, celle du magasin conservant les plaques de verre photographiques, les photographies et les films où la température est maintenue toute l’année à 13° C.
Le traitement de l’air a donc une importance vitale dans un bâtiment de conservation comme un dépôt d’archives, conçu dans sa structure même pour être « étanche » autant que faire se peut et coupé de l’environnement atmosphérique extérieur. Mais l’agencement des magasins de stockage a aussi son intérêt. Il faut en effet trouver un bon compromis entre la gestion de l’espace, et donc par conséquent le fait d’entreposer le plus de documents possible dans un espace restreint, et la circulation d’air permettant d’assurer une atmosphère saine pour la conservation de tous ces mêmes documents. 
Disposant d’une capacité de 30 km linéaires de stockage (dont 2,4 km par salle environ), le bâtiment des Archives départementales de l’Aude arrive aujourd’hui presque à saturation. Aussi, la gestion des espaces est une préoccupation quotidienne et des solutions sont activement recherchées et mises en œuvre dans le seul but d’assurer des conditions de conservation parfaites pour les collections. Disposer les registres horizontalement et non à la verticale pour éviter qu’ils ne s’affaissent sous leur propre poids et que la reliure ne souffre, utiliser des rayonnages ajourés pour une meilleure circulation d’air, respecter autant que possible la règle du « une boîte = un document », autant de solutions retenues qui, mises bout à bout, permettent une meilleure gestion dans la durée de nos magasins et, par conséquent, de nos collections.

La quête absolue du gain d’espace pour les documents papier dans les magasins est de plus en plus remise en question pour des raisons structurelles. En effet, depuis quelques années déjà, nous entrons dans une nouvelle ère, celle du tout numérique et des données dématérialisées. Au même titre que les documents sur autres supports, ces données doivent être collectées, conservées et mises à disposition. On ne va plus raisonner en métrage linéaire mais en capacité de stockage sur serveurs informatiques, et réfléchir à faire passer les données d’un système de conservation à un autre (on parle de "migration de données"), en fonction des évolutions technologiques, sans les altérer : elles doivent rester authentiques, fiables et intègres. Dès lors, le concept même de « conservation » va devoir s’élargir et évoluer à l’aune de ce changement fondamental pour l’institution des Archives départementales et pour notre société.