Le circuit des archives notariales

Les actes notariés sont d’abord conservés dans les études, où ils sont répertoriés chronologiquement.

Puis, au même titre que les archives des administrations ou des collectivités locales, passé un délai légal, les archives notariales doivent être versées aux Archives départementales. Elles deviennent alors accessibles et communicables au public.

Dans quel délai ?

• 75 ans après la clôture de ces actes, les minutes et les répertoires correspondance aux minutes doivent être versées aux Archives départementales.

Le versement

Le versement est l’opération qui consiste à transférer à la fois des archives et la responsabilité de leur conservation aux Archives départementales.

Les archives dites numériques (actes dématérialisés) sont des archives publiques soumises aux mêmes obligations que le papier, et doivent de la même manière être conservées.

Les Archives départementales garantissent une parfaite conservation des documents versés. Ceux-ci sont d’abord reconditionnés dans des boîtes et chemises adaptées et rangés dans des magasins où les conditions climatiques sont contrôlées. Si leur état le nécessite, ils peuvent également faire l’objet de travaux de restauration et de numérisation afin de stopper leur dégradation et permettre une consultation sans risque de destruction définitive. Quant aux archives numériques, elles sont versées dans un système d'archivage électronique (SAE) conforme à une conservation pérenne et à une communication sécurisée des données.

En pratique

La préparation du versement

L’étude reçoit d’abord de la part des Archives départementales un bordereau de versement vierge à compléter :

• deux pages : une page de garde synthétisant le versement et une page décrivant le contenu sous forme de liste ;
• deux pages correspondant à un questionnaire sur les conditions de conservation et l’état sanitaire des documents concernés par le futur versement.

Ce formulaire est à retourner aux Archives départementales avant d’envisager tout transfert de document.

Aucun versement qui serait présenté aux Archives départementales sans remise préalable d’un bordereau et du questionnaire associé ne sera accepté.

Le bordereau de versement, document réglementaire, doit comprendre :

• le métrage linéaire total (à noter sur la page de garde)
• le nombre de boîtes ou liasses, de registres (à indiquer sur la page décrivant le contenu)
• le nom des notaires successifs (à indiquer sur la page décrivant le contenu)
• les dates extrêmes des minutes et répertoires associés aux notaires (à indiquer sur la page décrivant le contenu et à noter sur la page de garde)

Les dossiers à verser doivent être ordonnés :

• les dossiers sont classés par notaire, suivant un ordre chronologique ;
• les minutes qui pourraient se trouver dans les dossiers de clients sont à réintégrer dans les liasses à verser;
• les répertoires correspondant aux minutes versées doivent être inclus dans le versement;
• les liasses et registres doivent être conditionnés dans des boîtes solides de format standard (épaisseur conseillée : 10 cm)  et pouvant être fermées afin de garantir de bonnes conditions de transport ; éviter de regrouper dans une même boîtes les minutes provenant de notaires différents 
• les boites sont à numéroter de 1 à l'infini ; 

Une fois le bordereau complété et transmis aux Archives départementales : 

Après avoir vérifié que rien ne s’opposait au versement matériel, les Archives départementales peuvent convenir d’une date de versement.

Le transport depuis l'étude jusqu'au site des Archives situé à Carcassonne est à la charge de l’étude.

Et après ?

• le bordereau complété est envoyé à l'étude par mail pour signature
• après retour de l'étude et réception de 3 exemplaires signés du bordereau, la directrice des Archives départementales les signe aussi
• un exemplaire signé par la directrice est retourné à l'étude. Cet exemplaire est à conserver parmi les archives de l'étude : il constitue la preuve du transfert de responsabilité entre votre étude et les Archives départementales, et peut vous servir à effectuer des recherches dans les documents versés.
• un répertoire numérique est rédigé par les Archives départementales, puis renvoyé à l'étude.

Bon à savoir : Qu’est ce qu’une archive notariale ?
Les actes juridiques établis dans les formes par les notaires, officiers ministériels, portent le caractère d’authenticité d’un acte de l’autorité publique. Les  "minutes" qui sont les originaux d'un document produit par un notaire sont considérés comme des archives publiques. Minutes, répertoires des officiers publics et registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité sont des archives publiques.
En revanche, les dossiers de clients et les documents de gestion des études (livres comptables, registres de correspondance…) sont des archives privées et n’ont pas d’obligation à être versés. Ils peuvent toutefois, en cas d’intérêt historique réel, faire l’objet d’un don ou d’un dépôt aux Archives départementales.

• Attention ! Tout détournement, destruction ou communication d’archives publiques à des tiers non autorisés est passible d’amendes et de peines d’emprisonnement.