Le circuit des archives notariales

Les actes notariés sont d’abord conservés dans les études, où ils sont répertoriés chronologiquement.

Puis, au même titre que les archives des administrations ou des collectivités locales, passé un délai légal, les archives notariales doivent être déposées aux Archives départementales. Elles deviennent alors accessibles et communicables au public.

Dans quel délai ?

• 75 ans après la clôture de ces actes, les minutes doivent être versées aux Archives départementales.

Le versement

Le versement est l’opération qui consiste à transférer à la fois des archives et la responsabilité de leur conservation aux Archives départementales.

Les archives dites numériques (actes dématérialisés) sont des archives publiques soumises aux mêmes obligations que le papier, et doivent de la même manière être conservées.

En pratique

Un bordereau de décharge doit être rédigé en trois exemplaires. Il vaut décharge pour l’étude notariale et prise en charge légale pour les Archives départementales. Ce bordereau indique précisément l’étude qui effectue le versement, les analyses des articles versés et le visa du notaire. Toute opération de versement est précédée d’une visite de reconnaissance à l’étude. Les documents versés, qui doivent être nettoyés au préalable, font ensuite l’objet d’un inventaire, dont un exemplaire est adressé à l’étude. Le transport de ces documents est à la charge de l'étude et n'est donc pas assuré par les Archives départementales.

Bon à savoir : Qu’est ce qu’une archive notariale ?
Les actes juridiques établis dans les formes par les notaires, officiers ministériels, portent le caractère d’authenticité d’un acte de l’autorité publique. Les  "minutes" qui sont les originaux d'un document produit par un notaire sont considérés comme des archives publiques.
En revanche, les dossiers de clients et les documents de gestion des études (livres comptables, registres de correspondance…) sont des archives privées et n’ont pas d’obligation à être versés. Ils peuvent toutefois, en cas d’intérêt historique réel, faire l’objet d’un don ou d’un dépôt.

• Attention ! Tout détournement, destruction ou communication d’archives publiques à des tiers non autorisés est passible d’amendes et de peines d’emprisonnement.