Le récolement, une obligation

Les prochaines élections municipales se sont tenues les 15 et 22 mars 2026. Elles ont un impact sur la gestion des archives communales et intercommunales car depuis l’arrêté du 31 décembre 1926 le récolement des archives est obligatoire à cette occasion.
En effet, à chaque renouvellement des conseillers municipaux, communautaires et métropolitains, l’ancien et le nouveau maire ou autorité territoriale – même s’il s’agit de la même personne – sont tenus légalement de contresigner trois exemplaires d’un procès-verbal de prise en charge et de décharge des archives ainsi que du récolement de celles-ci.

Qu'est-ce que le récolement ?

Le récolement est l’inventaire topographique des collections d’archives d’une collectivité, avec indication de l’état de conservation des documents.

Ces exemplaires sont destinés :

•   au maire sortant ou autorité territoriale,
• au directeur des Archives départementales (titulaire de la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques),
• à être conservé au sein des Archives municipales ou intercommunales.

Ce récolement doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible.

Pourquoi faire ce récolement ?

Le maire ou autorité territoriale, dépositaire des archives de sa collectivité, est civilement et pénalement responsable de leur intégrité et de leur conservation. Le récolement correspond à un transfert de responsabilité notamment en cas de perte de documents. Ainsi, bien au-delà d'une simple procédure administrative, il formalise la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Le procès-verbal qui en est la trace permet de certifier de façon contradictoire l'existence et l'état des archives à un moment donné.

Le maire est en effet responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du Code pénal).

La gestion des archives, outil permettant à l'équipe municipale de rendre des comptes et à l'administré de les vérifier, doit être absolument transparente. Si le récolement n'est pas réalisé, et qu'un document vient à manquer, à qui imputer la responsabilité de sa disparition ? C'est donc pour le maire sortant un moyen de témoigner de la bonne gestion, durant son mandat, des archives de la commune.

Consultez ci-dessous les fiches d'instructions et contactez-nous si vous avez des questions.

Nouveauté 2026 : simplification de la saisie

Une nouvelle procédure dématérialisée pour le récolement des archives communales et communautaires est proposée sur la plateforme Démarche numérique. 

Le formulaire est accessible ici pour les communes et là pour les EPCI.

Foire aux questions

Si je suis réélue, est-ce vraiment obligatoire ?

Oui ! Un maire réélu signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu. 

Le récolement, au-delà du transfert de responsabilité des archives entre le maire sortant et le maire nouvellement élu, est aussi un état des lieux des archives de la commune à un moment donné. Il donne un aperçu, à la commune comme aux Archives départementales, de la bonne conservation de son patrimoine écrit.

Ma commune a été fusionnée depuis les dernières élections, qui doit signer le PV de récolement ?

Il revient au maire de la commune-siège de signer le procès-verbal de récolement pour les archives de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle (Article L2113-1 du CGCI), même s’il existe une commune siège et des communes déléguées.

Est-ce que je dois décrire et recenser toutes les archives conservées dans la commune ?

Le récolement des archives ne peut recenser bien évidemment tous les documents d'archives conservés dans la commune. Il se bornera à recenser les plus importants d'entre eux, comme indiqué sur la plateforme dédié, c'est-à-dire les registres de délibérations, les arrêtés du maire, les registres paroissiaux (avant 1792) et les registres des actes de l'état civil (depuis 1792), les plans et les matrices cadastrales, les documents budgétaires, électoraux. Ce modèle doit évidemment être complété et développé pour les communes plus importantes (+ 10 000 habitants) : il est possible d’importer l’inventaire de vos archives. 

Le récolement vise à l'implication directe, personnelle et nominative des maires dans la gestion des archives de la commune qu'ils vont gérer au cours du mandat à venir.

Peut-on demander au service des Archives départementales de venir rédiger le procès-verbal de récolement ? 

Non ! La rédaction du récolement incombe à la commune.

Mais les communes peuvent bien évidemment se servir des inventaires mis à jour après chaque passage des archivistes du Département en commune ces 18 dernières années pour les aider à faire la saisie du récolement. Option valable aussi si des archivistes du Centre de gestion sont passés en mairie pour une opération de récolement !

Que faire si je ne sais pas comment identifier les documents ?

Sur la plateforme de saisie du récolement sur le site demarchenumérique.gouv.fr, des précisions sont apportées pour identifier les grandes typologies documentaires telles que registres paroissiaux, registres d'état civil, plans et matrice cadastrales.

En cas de doute, vous pouvez aussi envoyer un mail à archives@aude.fr ou appeler le 04 68 11 31 54

Que faire si on constate que des archives ont été détruites, qu’elles ont disparu ou que des élus du précédent conseil municipal ont emporté des documents chez eux ?

Il faut alerter le préfet. 

A l’issue du récolement, la commune doit informer le préfet de tout sinistre, toute soustraction d’archives ou tout détournement qu’elle constaterait (art. R.212-35 du Code du patrimoine). 

Que devient l’exemplaire de mon procès-verbal de récolement envoyé aux Archives départementales ?

Il sera analysé par des archivistes du Département. 

À sa réception, si votre procès-verbal est conforme, aucune suite ne sera donnée. En revanche, si des lacunes sont constatées par rapport à nos précédents passages, ou si des précisions doivent être apportées, un courrier ou un mél vous sera envoyé. 

Que faire si les Archives départementales nous font part de lacunes dans notre procès-verbal de récolement ou demandent des précisions ? 

Pas de panique.

Les archivistes du Département vous poseront des questions précises par écrit auxquelles vous devrez répondre vous aussi avec la plus grande précision et sincérité par écrit. Une visite sur site pourra ensuite être organisée pour constater sur pied et sur place l’état de la situation.