Les administrations et établissements publics

Conseils et références pour vous aider à mieux prendre en mains l'archivage de votre production documentaire.

Vous êtes agent de l’administration publique : vous produisez quotidiennement des archives publiques

En France, en application du Code du patrimoine (article 211-4) et de la loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine, les archives produites, reçues ou traitées par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de service public ou tout service ou organisme public sont des archives publiques. Ainsi sont concernées «les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public, les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé, les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. Leur gestion, leur communication sont encadrées par une législation et une réglementation spécifiques. Ainsi, les archives publiques, inaliénables et imprescriptibles, doivent être matériellement préservées et ne peuvent être communiquées que sous certaines conditions.


Leur conservation répond à un triple intérêt : assurer la gestion courante de l’administration, faire valoir les droits des administrés et de l’administration et servir de matériau pour la recherche historique.


Attention : le fonctionnaire est responsable des dossiers qu’il gère mais n’en est pas propriétaire. Tout détournement, destruction ou communication d’archives publiques à des tiers non autorisés est passible d’amendes et de peines d’emprisonnement.

 

Qui fait quoi?

L’organisme producteur des documents et les Archives départementales ont des rôles bien définis tout au long de la vie du document.

La gestion au quotidien


Le service producteur est responsable au quotidien de la bonne conservation de ses archives en assurant  des conditions matérielles correctes par des locaux et conditionnement adaptés, et par la bonne gestion des documents. Les Archives départementales sont là pour lui apporter tous les conseils utiles en la matière y compris lorsqu’il s’agit de documents dématérialisés (choix des formats de fichiers, organisation des systèmes de gestion électronique des documents…).

Combien de temps garder les documents dans les services ?


Ensemble, les services d’archives publiques déterminent avec les agents des administrations la durée pendant laquelle les documents ont un intérêt administratif ou une valeur probante (en fonction des délais de prescription par exemple) et évaluent leur intérêt historique et juridique (dans le domaine judiciaire par exemple, on garde tous les jugements mais on ne garde qu’un échantillon des dossiers de procédure). Ces informations sont rassemblées dans un outil appelé tableau de gestion des archives, qui permet à chaque agent de gérer sa production papier et électronique dès la création des documents.
Ceux-ci sont fournis par le service des Archives départementales (voir « contactez-nous ») ou par le site internet "France archives" (https://francearchives.fr/fr/gerer).


Que se passe-t-il ensuite ?


A l’issue de la période d’utilité administrative (DUA durée d’utilité administrative) du document, son sort final est soit la destruction soit le versement aux Archives départementales. Ces deux procédures sont encadrées règlementairement :

  • L’organisme producteur propose la destruction d’archives à l’issue de leur DUA en rédigeant un bordereau d’élimination soumis au visa des Archives départementales comme le prévoit le Code du Patrimoine.
  • Si le sort final des documents produits est la conservation pour des raisons administratives ou historiques, ils doivent faire l’objet d’un versement aux Archives départementales. Le versement est l’opération qui consiste à  transférer à la fois les archives à conserver, et la responsabilité de leur conservation aux Archives départementales.


Les archives dites numériques (données électroniques, fichiers numériques, bureautiques, messagerie...) sont des archives publiques soumises aux mêmes obligations que le papier, et doivent de la même manière faire l’objet de bordereaux d’élimination ou de versement selon leur sort final.

In fine les documents versés aux Archives départementales sont conservés dans des conditions optimales, triés, classés, inventoriés en vue de leur communication au public intéressé et dans le respect de la législation en vigueur.

Vous avez besoin d’un dossier qui a été confié aux Archives départementales ?


Rien de plus simple : si vous avez établi correctement les bordereaux de versement au moment du transfert aux Archives départementales, vous devriez pouvoir repérer la référence du document ou du dossier qui vous intéresse.
Contactez alors les AD qui vous le communiqueront.