Vous êtes maire de votre commune ou président.e de votre intercommunalité ? La gestion et la conservation des archives de votre collectivité relèvent de votre responsabilité. Les Archives départementales sont votre partenaire incontournable pour vous aider dans la gestion, la protection et la mise en valeur de votre fonds.

Comment les Archives interviennent-elles ?

Les Archives départementales contrôlent au nom de l’Etat la bonne exécution des procédures légales en matière de traitement et de conservation des archives communales. 

Concrètement, des visites sur place permettent de présenter la législation, d’expliquer les enjeux d’un archivage maîtrisé, de s’assurer que les conditions de conservation et de communication sont conformes. Ces visites donnent lieu à un compte rendu comprenant avis, informations et conseils.

D’autre part, la directrice des Archives départementales délivre les avis obligatoires et préalables sur :

• la construction et l’aménagement de bâtiments ou locaux à usage d’archives (Code du patrimoine, article R212-54),
• les demandes de visa d’élimination de documents ou de données publiques (Code du patrimoine, article R212-51),
• les travaux sur les documents (numérisation, restauration, …),
• l’externalisation des archives,
• les dégradations causées par des sinistres et leurs impacts sur les documents,
• la validation des instruments de recherche.

Une réglementation particulière : le dépôt d’archives

Si les collectivités doivent assurer la bonne conservation de leurs archives, pour les communes de moins de 2000 habitants est prescrit un dépôt obligatoire aux Archives départementales.

Ces documents déposés font l’objet d’un tri, d’un classement et sont conservés dans des conditions optimales.

En outre, la commune reste propriétaire de ses archives et peut y accéder à tout moment pour des questions administratives ou historiques.
Toutefois, si vous estimez que votre commune est capable d’assurer correctement la conservation et la communication de ses archives définitives, vous pouvez demander une dérogation au dépôt obligatoire. Parlons-en !

Une expertise au service des élus

L’équipe des Archives départementales est à votre disposition pour répondre à toutes vos interrogations en matière de gestion des archives. 

• Quel type de classement adopter ? 
• Comment aménager les locaux d’archivage ? 
• Comment trier et quels documents éliminer ? 
• Comment restaurer voire relier ces documents ? 
• Comment numériser mes fonds ?
• Comment valoriser mes archives et partager ce patrimoine ?

N’hésitez pas à nous contacter, ces conseils sont gratuits.

Des outils spécifiques pour gérer vos archives

Plusieurs outils ont été conçus pour aider les collectivités dans l’organisation et le suivi de leurs archives.

• Les tableaux de gestion qui déterminent pour chaque typologie de document, la durée pendant laquelle il doit être impérativement conservé, et le sort final qui lui est ensuite réservé : conservation définitive, élimination ou échantillonnage.
• Les bordereaux d’élimination qui décrivent les archives proposées à l’élimination, et qui sont soumis au contrôle et à la validation des Archives départementales.

• Les circulaires de tri et de conservation : deux textes encadrent la gestion des archives des collectivités territoriales dont les communes et les intercommunalités. Ils vous aideront à déterminer la durée de conservation des documents dans vos locaux et leur sort final une fois ce délai écoulé.

Si on parlait dématérialisation ?

Les collectivités sont soumises à de nouvelles obligations et procédures de dématérialisation des documents touchant des secteurs essentiels (état-civil dématérialisé et flux financiers).

Malgré le changement de forme, les données ou fichiers produits sont toujours des archives publiques soumises aux mêmes obligations que le papier. Les Archives départementales exercent le même contrôle scientifique et technique et peuvent vous accompagner dans ces démarches dans le respect de la réglementation spécifique encadrant la dématérialisation.

Pour vous aider, nous mettons à votre disposition des fiches pratiques dédiées à l'archivage électronique.