Quelles sont vos responsabilités en tant qu’élu ?

Les archives des collectivités sont des archives publiques : elles font partie du domaine public et ne peuvent en aucun cas être cédées ou détruites sans autorisation de l’Etat.

C’est la commune ou l’établissement public de coopération intercommunale qui est propriétaire de ses archives et non le maire. Mais c’est le maire, ou le président de l’EPCI, qui sont responsables au civil et au pénal du maintien de l’intégrité de leurs archives. Et cette responsabilité s’applique dès la prise de fonction du maire ! Après chaque élection municipale, il faut procéder à un récolement, qui permettra de contrôler la présence des documents principaux. C’est un transfert de responsabilité non négligeable en cas de perte éventuelle de documents.

La bonne conservation des archives est également du ressort direct des mairies ou EPCI. Les frais de conservation doivent être prévus au budget. Ces  dépenses obligatoires vont de l’achat des boîtes de conditionnement, aux frais de classement, la restauration de certains documents en passant par l’aménagement d’un local adapté…

La communication des documents, en respect des règles de communicabilité des archives, se fait sous la responsabilité d’un élu ou d’un fonctionnaire sous peine de sanctions.

En cas de sinistre, soustraction ou détournement d'archives, la collectivité doit en informer le préfet.

Pourquoi conserver les archives de votre commune ?

Être responsable des archives de sa commune, ce n’est pas qu’une obligation, c’est aussi un outil au service de la démocratie et de l’efficacité de l’action publique.

En effet, veiller à la bonne conservation des archives de votre collectivité, permet :

• À chaque citoyen d’exercer son droit d'accès à l’information et de demander compte à tout agent public de son administration,
• de garder une trace fiable et opposable des engagements et décisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers,
• de capitaliser les connaissances et d’améliorer l’action publique,
• de maîtriser les coûts induits dans le domaine de la gestion de l'information,
• de constituer un précieux patrimoine historique sur votre commune.

Le saviez-vous ?
Bien gérer et bien conserver les archives permet de faire jusqu’à 40% d’économies sur le budget dédié.