Les enjeux stratégiques de l'archivage

"Les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance" (Déclaration universelle des Archives, UNESCO, 2011).

Les archives au coeur des enjeux démocratiques

L'accès à l'information participe de la démocratie en cela qu'il permet à tout citoyen de demander compte à l'administration de sa gestion, et garantit le droit des peuples à connaître son histoire.

Aujourd'hui, le cadre juridique de cet accès évolue très vite, permettant des modalités facilitées, plus de rapidité et une diffusion large des informations publiques, notamment avec le développement de l'Open data.

La maîtrise de la production, l'organisation et la conservation de l'information qu'elles produisent par les administrations publiques et les collectivités doit répondre à cet enjeu majeur d'accès et de diffusion.

La maîtrise de l'archivage permet ainsi aux administrations publiques et aux collectivités satisfaire au principe de transparence administrative en rendant compte de leurs activités et du bon usage de l'argent public.

Elle doit également garantir la préservation des intérêts et des droits des citoyens en sauvegardant les données qui les concernent. Faire valoir un droit de propriété, prouver sa nationalité sont des actions qui peuvent nécessiter le recours à des documents détenus par l'administration publique.

Il s'agit aussi pour les administrations publiques et les collectivités de protéger l'accès aux données à caractère personnel qu'elles détiennent, et d'encadrer leur diffusion, ce qui suppose la maîtrise du cadre juridique et des règles d'accès à ces données.

Un outil de gouvernance des politiques publiques

La gestion de l'archivage est une responsabilité incontournable des services publics et des collectivités et relève d'une approche stratégique. La mise en place d'une politique d'archivage permettra ainsi :

  • de garder une trace fiable et opposable des décisions et des engagements de la personne publique, de ses droits et de ceux de ses usagers. Elle concourt ainsi à la sécurisation juridique des politiques publiques ;
  • de contextualiser l'action publique et de l'améliorer en capitalisant les connaissances ;
  • de maîtriser les coûts liés à la gestion de l'information et de renforcer ainsi son efficacité : coûts de conservation, en évitant de garder des archives ou des données inutiles ; coûts de gestion des locaux ou des serveurs, en les optimisant ; coûts de développement, en concevant des stratégies d'organisation avant de concevoir des outils ou des solutions au coup par coup ;
  • d'améliorer les services aux usagers : réactivité, pertinence des réponses, accompagnement expert dans les démarches...

Cette responsabilité doit s'appuyer, outre la définition de la stratégie d'archivage, sur la mise en place de moyens et de compétences.  

L'archivage, garantie d'un patrimoine informationnel de qualité

L'archivage permet à l'administration de maîtriser la production documentaire et de constituer ainsi un patrimoine informationnel de qualité qui lui permet :

  • de connaître les documents fondamentaux qui fondent ses droits et tracent ses décisions ;
  • de minimiser les risque juridiques en évitant la "surconservation" de documents inutiles ;
  • de sécuriser l'accès aux documents et données sensibles ;
  • d'assurer la continuité de l'action publique en facilitant le partage des connaissances des collaborateurs ;
  • de répondre au principe de transparence démocratique.